ERP-programvara är ett av de mest komplicerade mjukvarusystemen inom ett företag, men det är också ett av de mest fördelaktiga.
Framgångsrika ERP-installationer sammanför en mängd olika uppkopplade tekniker som gör det möjligt för organisationer att effektivisera och automatisera aktiviteter, vilket resulterar i en enda källa till sanning i hela verksamheten.
Processen för införande av ERP är plågad av risker som felaktig dataöverföring och brist på utbildning för slutanvändare. Som ett resultat kräver en framgångsrik implementering av ERP-system anpassning, noggrann planering och tvärfunktionellt samarbete.
I den här artikeln kommer vi att titta på hur företag effektivt kan undvika de kritiska riskerna som är förknippade med storskaliga programvaruinstallationer genom att implementera en standardiserad metod under ERP-implementeringsplaneringsprocessen.
Vad är ERP?
Även om många människor missar ERP för att bara vara bokföringsprogram, är det mycket mer än debeter, krediter och journalanteckningar.
Enkelt uttryckt är ERP en mjukvaruapplikation som integrerar (eller kopplar ihop) alla dina affärsaktiviteter eller transaktioner i en enda mjukvaruapplikation. Ett enda system hanterar varje aspekt av fabriksgolvet, lagret, redovisningsavdelningen, kundtjänstavdelningen eller verkställande kontoret.
ERP-system (som ofta innehåller "kärn"-bokföringsprogram och en huvudbok) integrerar vanligtvis lager- och försörjningskedjan, orderhantering och inköp, hantering av kundrelationer, tillverkning, finansiell rapportering och redovisning med mera.
Vad är ERP-implementering?
Ett affärssystem integrerar flera företagsprocesser, såsom ekonomi, personal, försäljning och tillverkning, för att ge fördelar som ökad produktivitet och effektivitet. Metoden för att designa, sätta upp och distribuera ett ERP-system kallas ERP-implementering. Eftersom ett affärssystem stödjer och automatiserar olika uppgifter tar processen ofta några månader och är sofistikerad.
För att säkerställa en framgångsrik installation måste företaget först noggrant analysera sina behov, bestämma hur verksamheten ska omorganiseras för att passa systemet, konfigurera ERP-systemet för att stödja dessa processer och sedan testa det ordentligt innan det distribueras till användarna. Korrekt förberedelse och en stegvis implementeringsteknik är avgörande för att slutföra alla dessa uppgifter i tid.
Vilken är den bästa implementeringsmetoden?
De två vanligaste strategierna är big bang ERP-adoption och fasad ERP-adoption.
Ditt kompletta system går online med "big bang" ERP, och alla i vårt företag går över samtidigt. Kort sagt, du tar alla moduler från alla avdelningar online samtidigt. Den här metoden kan minska ERP-implementeringens tidtabell, men den kan också skapa mer betydande avbrott i normal affärsverksamhet och lägga en extra börda på personalen.
Å andra sidan kommer en stegvis strategi att få ERP-systemet att introduceras gradvis, ofta per modul eller funktionsområde. Denna distributionsprocess, ofta känd som "landa och expandera", kommer att ta längre tid eftersom elementen introduceras gradvis över tiden. Denna strategi kan hjälpa intern personal att minska risker och oro.
Båda ERP-implementeringsmetoderna har fördelar och nackdelar. Ditt teknikpartnerteam kan hjälpa dig att utveckla den optimala implementeringsstrategin för dina specifika omständigheter.
Vilka är de sex faserna av ERP-implementering?
1. Upptäckt och planering
Vad är det första steget av ERP-implementering? Detta steg omfattar systemforskning och urval, bildande av en projektgrupp och specificering av omfattande systemkrav.
Projektgruppen kommer att ansvara för olika implementeringsuppgifter, såsom att lägga ut projektplanen och måldatum, allokera lämpliga resurser, fatta produkt- och designbeslut och daglig projektledning.
Ett av teamets första mål kommer att vara att få ett grundligt grepp om nuvarande svårigheter, såsom processineffektivitet och ERP-systemkrav. Anta att företaget redan har upprättat ett affärscase för affärssystem. Det kan ha specificerat breda affärsproblem och implementeringsmål, såsom en snabbare finansiell stängning, förbättrad operativ insikt eller förberedelser för en börsnotering. Dessa kan leda till mer omfattande studier, inklusive dokumentation av nuvarande rutiner och koncentrerad systemutveckling.
Under denna fas kan teamet välja och köpa ett affärssystem när företaget får en tydlig förståelse för sina behov. Ett avgörande beslut är om man ska använda en lokal eller molnbaserad ERP-lösning. Du köper och installerar hårdvara och mjukvara i din organisations datacenter för en lokal lösning. Å andra sidan levereras molnbaserad ERP ofta som en prenumerationstjänst tillgänglig över internet, vilket gör det lättare att anta och kräver mindre intern IT-expertis.
. Design
Designfasen utvecklar en detaljerad design för det nya affärssystemet baserat på precisa krav och en förståelse för aktuella arbetsflöden. Denna fas innebär att skapa nya, mer effektiva arbetsflöden och andra affärsprocesser som använder systemet. Användare bör påverkas i designfasen eftersom de har den mest detaljerade medvetenheten om aktuella affärsprocesser. Att involvera dem i designprocessen hjälper också till att säkerställa att de kommer att acceptera och använda det nya systemet.
3. Utveckling
Utvecklingsfasen kan påbörjas efter att tydliga designkriterier har fastställts. Denna fas innebär inställning och, vid behov, anpassning av programvaran för att anpassas till de reviderade procedurerna. Det kan också innebära att man etablerar integration med eventuella andra affärssystem i företaget som affärssystemet inte kommer att ersätta. Företaget måste installera nödvändig hårdvara och mjukvara om du använder ett lokalt affärssystem.
Tillsammans med mjukvaruutveckling bör teamet skapa utbildningsmaterial för att hjälpa användare att anpassa sig till det nya systemet. Det måste också börja planera datamigrering, vilket kan vara komplicerat eftersom det ofta kräver extrahering, bearbetning och laddning av data från många system, som vart och ett kan använda olika format och innehålla dubblett eller inkonsekvent information.
4. Testning
Testning och utveckling kan ske samtidigt. Projektgruppen kan till exempel testa specifika moduler och funktioner, sedan designa reparationer eller modifieringar beroende på resultaten och testa om. Alternativt kan den prova en ERP-modul medan en annan fortfarande utvecklas. Initial testning av programvarans grundläggande funktioner bör följas av grundlig testning av dess kompletta kapacitet, inklusive att tillåta vissa anställda att testa systemet för alla sina dagliga uppgifter. Detta steg bör också innefatta testning av överförda data och grundläggande slutanvändarutbildning.
5. Implementering
Du har arbetat mot denna fas sedan systemet lanserades. Var beredd på problem eftersom det kan finnas många rörliga pjäser och en del förvirrad personal, trots dina bästa försök att förbereda dem för övergången. Projektgruppen bör vara redo att svara på förfrågningar, hjälpa användare att förstå systemet och sträva efter att lösa eventuella problem. Vid behov bör din implementeringspartner kunna hjälpa till med problem. Användare kan behöva tid för att anpassa sig till systemet och få de förväntade produktivitetsökningarna.
6. Support och uppdateringar
Efter implementeringen hjälper vårda ditt ERP-projekt att hålla användarna nöjda och garanterar att organisationen får de förväntade resultaten. Under denna fas kommer projektgruppen fortfarande att ansvara för ERP-system, men dess uppmärksamhet kommer att riktas mot att lyssna på användarfeedback och anpassa systemet därefter. När nya funktioner introduceras krävs ytterligare utveckling och installation. Nyanställda utbildas i systemet.
Varför spelar det någon roll?
Flera affärsfunktioner i ett företag fattar beslut som påverkar organisationen när som helst. ERP möjliggör centraliserad hantering av alla företags divisioner och verksamheter.
ERP är ett informationslager och en enda källa till sanning för organisationen. Det förenklar beslutsfattarnas liv och låter avdelningschefer förlita sig på data för att fatta viktiga affärsbeslut.
Här är skälen till varför ERP-distribution är avgörande för ditt företag.
1. Detaljerad analys
Eftersom ERP är en centraliserad databas ger den också rapporteringsmöjligheter. Den registrerar varje aktivitet hos användarna och hjälper företagsledare att fatta beslut som kan förbättra företagets funktionalitet. Att skapa rapporter utan ERP kan ta många dagar eller veckor. Historiska rapporter hjälper till att kartlägga vad företag kan förbise i realtidsövervakning. En organisation kan utveckla rapporter för vilken företagsfunktion som helst och gå på djupet för att få en djupare förståelse, från ekonomi till lagerhantering.
2. Öka ROI
Organisationer som använder ERP för första gången kan tro att det kommer att bli dyrt. Men efter att företaget har gått förbi vördnadsfasen kommer det att se värde i sina ERP-investeringar. ERP kopplar samman alla en organisations kritiska applikationer. Anställda kan använda ERP som en enda källa till sanning snarare än att navigera mellan flera appar för information. Anställda får bara tillgång till en applikation, vilket sänker utbildningskostnaderna, sparar tid och ger dem mer synlighet.
3. Förbättrade anställdas prestationer
Anställda är anställda för att utföra sina jobb och slutföra sina uppdrag. De måste dock utföra administrativt ansvar för att garantera processefterlevnad och dataintegritet. Det påverkar deras prestation eftersom det mesta av deras tid ägnas åt administrativa uppgifter. Det undergräver personalens moral och hindrar dem från att utföra sina uppgifter. Den korrekta ERP-lösningen kan hjälpa dig att automatisera repetitiva operationer och låta personalen slutföra sina jobb på kortare tid.
Begär en demo
Behöver du mer information?
Lösningar
