3PL-fakturering och fakturering: Hur teknik kan hjälpa

Det kan vara utmanande att hantera 3PL-fakturering, särskilt om du inte använder automatisering. Även om dessa procedurer är komplexa och krävande, kan din förmåga att kommunicera effektivt med konsumenter också bero på dem. Faktureringsprocessen blir enklare för dig i framtiden om du utför alla nödvändiga uppgifter korrekt och inkluderar alla lämpliga avgiftskategorier på fakturan. Det skulle dock vara bra om du vanligtvis hade teknisk support för att hålla allt under kontroll. Dessutom kan operationer som fakturering ha en betydande inverkan på ditt företags övergripande framgång och image.

Andra faktorer, som olika avtal, kan också vara problematiska, tillsammans med olika faktureringsalternativ. Se till att ingenting är felaktigt eller orsakar problem. Många faktorer måste beaktas och du måste se till att alla jobb utförs snabbt och korrekt.

Du kanske behöver ett användbart digitalt verktyg för att organisera saker, men hur kan du få tekniken att fungera till din fördel, och hur kan den hjälpa ditt företag? Låt oss undersöka huvudkategorierna av redovisningsprogram och verktyg för tredjepartslogistikleverantörer och hur man använder digitala lösningar för att lösa faktureringsproblem.

Vad är 3PL?

Om du äger en butik är orderhantering avgörande för ditt företags verksamhet. Du kan upptäcka att det inte längre är praktiskt att hantera kundordrar internt när ditt företag expanderar.

Tredjepartslogistik kan hjälpa till med det. Med hjälp av 3PL Billing and Invoicing kan ett företag lägga ut operativ logistik, från lager till distribution, vilket frigör din tid att koncentrera dig på andra aspekter av din organisation.

Det finns ett brett utbud av tjänster som tredjepartslogistikleverantörer erbjuder relaterade till logistik i försörjningskedjan. Logistik, lagring, plockning, paketering, lagerplanering, orderhantering, frakt och logistiktjänster ingår.

Frasen "tredjepartslogistik" kanske inte användes, men på 1970- och 1980-talen började företag outsourca sina inkommande och utgående logistiska behov till externa parter.

Termen "3PL" har blivit vanlig på grund av utvecklingen och expansionen av e-handel under 1990- och 2000-talen, och 3PL:er har ökat omfattningen av sina erbjudanden. Tredjepartslogistik är den term som används för att beskriva den integrerade leveranskedjan för lagerdrift och transporttjänster.

3PL fakturering process

1. Underteckna ett avtal. Du måste upprätta ett faktureringsavtal med kunden som innehåller alla detaljer, inklusive faktureringsfrekvens, de tjänster som ska tillhandahållas, priser, speciella villkor och betalningsalternativ. För information om dina lagliga rättigheter och skyldigheter, se avsnitt 7 i Uniform Commercial Code. Du kan också slå upp branschstandarder för avtalsvillkor och faktureringsförfaranden från International Warehouse Logistics Association (IWLA).
2. Datainsamling för transaktioner. Efter att ha slutfört tjänsterna som beskrivs i avtalet sammanställer du data om alla åtgärder som vidtagits beträffande den kunden, såsom tid- och arbetsrapporter, arbetsorder, inköpskvitton, orderutföranderapporter, förbrukningsrapporter och så vidare. Mervärdestjänster ingår verkligen om du erbjuder dem.
3. Beräkning. Utifrån faktureringsavtalen bestämmer du vilka tjänster som ska faktureras och hur mycket som ska tas ut. Vissa tjänster, som lagring, kan faktureras månadsvis; andra (som att välja och packa) faktureras ofta per artikel.
4. Skriva och skicka in faktura. Slutligen ger du din kund en faktura med en lista över alla kostnader.

Huvudsakliga 3PL-fakturerings- och faktureringsfrågor

1. Brist på konsumentsynlighet

- Kunder frågar ofta: "Varför fakturerades vi för detta?" eller "Exakt vad är den här fakturan för?" Kunderna måste förstå vad de köper. Du kan inte dekonstruera dina offerter på ett adekvat sätt, tillhandahålla nödvändig information eller ens intyga statistikens riktighet om din fakturering sker manuellt eller med föråldrad teknik. Vilken underbar värld det vore om du inte behövde verifiera och förklara varje rad på fakturan!

2. Osammanhängande information

- Många operationer utförs dagligen i lager. Om du inte har en direkt koppling mellan din lagerhantering och faktureringsprocesser för att övervaka och dokumentera varje enskild aktivitet, är det mer sannolikt att du missar något. Naturligtvis är ofakturerade operationer de som inte upptäcks. Du vill väl inte förlora pengar? Nej, eftersom det innebär förlorade intäkter.

3. Tidsförseningar

- I förhållande till de tidigare problemen är försenad fakturering en irriterande men vanlig företeelse. I den här situationen krävs precision och är inte bara en dygd. Du kan bevisa din pålitlighet och förtjäna dina kunders förtroende och samarbete genom att leverera rätt fakturor till klienterna vid rätt tidpunkt.

4. Mänskliga fel

- Mot bakgrund av alla problem vi beskrivit med fakturering borde detta problem vara ganska uppenbart. Sannolikheten för fel är för stor om beräkningar utförs i Excel-ark eller på papper. Som ett resultat förlorar du antingen pengar om du debiterar för lite, eller så är kunden missnöjd med de extra kostnaderna. Dessutom tar din redovisningspersonal extra tid eftersom dokumentationen behöver korrigeras och skrivas om.

5. Varierande kundavtal

- Eftersom varje kund är unik behöver man ofta erbjuda en skräddarsydd strategi för att vinna över dem från sina konkurrenter. Detta leder till att erbjuda specifika priser, göra unika arrangemang och marknadsföra exklusiva rabatter, men det skapar också komplexitet när man skapar personliga fakturor.

Så här förbättrar du din 3PL-fakturerings- och faktureringshantering:

1. Automatisera dina 3PL-kunders fakturering

Din 3PL-faktureringsadministration kan vara automatiserad för att eliminera mänsklig interaktion ytterligare. Nästa steg är att utveckla regeluppsättningar för att tillåta automatisk 3PL kundfakturering när dina fraktsystem har länkats och dina data har samlats in och standardiserats i din paketspårnings- och BI-plattform (Business Intelligence).

Inte alla 3PL är identiska när det gäller faktureringsadministration och faktureringsprocedurer. Varje företag kommer att ha olika operatörer, prisplaner, kundavtal och rabatter på grund av deras unika affärskrav, vilket ökar komplexiteten i kundfaktureringsprocessen.

Det är därför avgörande att ha ett logistiskt analysverktyg som kan hantera ett oändligt antal regeluppsättningar och snabbt analysera miljontals poster.

Genom att integrera sina olika affärssystem kan 3PL:er använda sitt logistiska analysverktyg bättre för att generera kundfakturor och effektivt hantera betalningar genom att automatiskt skjuta tillbaka data till målsystemet.

2. Samla din frakttekniska stack.

Komplett systemintegration genom hela din tekniska stack för paketförsändelser är det första steget för att förbättra 3PL-paketanalys och faktureringsprocesser. För att utnyttja affärskritisk data måste alla system du använder för att leverera paket vara länkade och tillhandahålla data till din paketanalys och BI-plattform.

Använder ett solidt paketanalyssystem som tillhandahåller en enda källa till sanning och tillåter datadrivet beslutsfattande genom att kartlägga datafält och importera fullständig fraktdata regelbundet.

Att aggregera och standardisera dina data är nästa fas i integrationen av paketleveranstekniken. Fält- eller kolumnnamn i data som lagras i TMS, WMS, OMS och transportörsystem stämmer ofta inte överens. Ett kontonamn i en fil kan refereras till som ett kundnamn i en annan. Om du inte använder en lösning som kan normalisera data vid import, kommer icke-standardiserade fält i data att orsaka enorma utmaningar med förståelse och analys.

Det är avgörande att välja en plattform för paketanalys och business intelligence som kan acceptera data i olika former och ändra den informationen automatiskt under importen.

Traditionella tekniker för paketanalys kräver ofta ett strikt dataimportformat, vilket lägger ansvaret för att uppdatera informationen manuellt på en personalavdelning. De allra minsta företagen tycker att detta är ineffektivt och tidskrävande, men för stora transportörer och tredjepartsleverantörer skapar mänskliga gränssnitt snabbt flaskhalsar och svårigheter i hela transportsystemet. För att öka produktiviteten och minska antalet mänskliga kontaktpunkter, se till att du använder en avancerad analys som kan hämta data från olika källor och format.

Fördelar med att använda 3PL Billing and Invoicing

En 3PL-leverantör kan användas med flera fördelar. Den viktigaste fördelen är att genom att outsourca dessa verksamheter kan du koncentrera dig på att utöka ditt företags försäljning, marknadsföring och produktlinje. Du har ytterligare resurser och tid efter att ha outsourcat 3PL. Här är några andra fördelar:

1. Förbättra kundupplevelsen genom att möta deras förväntningar på regelbundna leveranser nästa dag eller samma dag. Eftersom du har tillgång till 3PL:s omfattande distributionsnätverk kan du erbjuda snabb leverans oavsett vart beställningen skickas.
2. Spara pengar på utgifter. Utan att driva ditt eget utrymme och dina anställda kan det leda till betydande kostnadsbesparingar när det kommer till lagring. Dessutom kan företag som erbjuder effektiv lagerprognoser hjälpa dig att maximera dina lagernivåer och minska kostnaderna för att ha varor till hands.
3. Ramp upp eller ner vid behov. Efterfrågan varierar under året för de flesta företag. Du kan kontrollera toppar och dalar mer effektivt genom att använda en 3PL istället för att göra onödiga kapitalåtaganden.