3PL-fakturering och fakturering: Hur teknik kan hjälpa

Det kan vara utmanande att hantera 3PL-fakturering och fakturering, främst om du inte använder automatisering. Även om dessa procedurer är komplexa och krävande, kan din förmåga att kommunicera effektivt med konsumenter också bero på dem. Faktureringsprocessen blir enklare för dig i framtiden om du utför alla nödvändiga uppgifter korrekt och inkluderar alla lämpliga avgiftskategorier på fakturan. Ändå skulle det hjälpa om du vanligtvis hade teknisk support för att underhålla allt. Dessutom kan operationer som fakturering ha en betydande inverkan på ditt företags övergripande framgång och image.

Andra faktorer, som olika avtal, kan också vara problematiska, tillsammans med olika faktureringsalternativ. Se till att ingenting är felaktigt eller orsakar problem. Många faktorer måste beaktas och du måste se till att alla jobb utförs snabbt och korrekt.

Du kanske behöver ett användbart digitalt verktyg för att organisera saker, men hur kan du få tekniken att fungera till din fördel och hur kan den hjälpa ditt företag? Låt oss undersöka huvudkategorierna av bokföringsprogram och verktyg för tredjepartslogistikleverantörer och hur man använder digitala lösningar för att lösa faktureringsproblem.

Vad är 3PL?

Om du äger en återförsäljarwebbplats är beställningsuppfyllelsen avgörande för ditt företags verksamhet. Du kan upptäcka att det inte längre är praktiskt att hantera kundorder internt när ditt företag expanderar.

Tredjepartslogistik kan hjälpa till med det. Med hjälp av 3PL Billing and Invoicing kan ett företag lägga ut operativ logistik, från lager till distribution, vilket frigör din tid att koncentrera dig på andra aspekter av din organisation.

Det finns ett brett utbud av tjänster som tredjepartslogistikleverantörer erbjuder relaterade till logistik i försörjningskedjan. Logistik, lagring, plockning, paketering, lagerplanering, orderhantering, frakt och logistiktjänster ingår.

Frasen "tredjepartslogistik" kanske inte har använts, men på 1970- och 1980-talen började företag att lägga ut sina inkommande och utgående logistiska behov till externa parter.

Termen "3PL" har blivit vanligt förekommande på grund av utvecklingen och expansionen av e-handel på 1990- och 2000-talen, och 3PL har utökat omfattningen av sina erbjudanden. Tredjepartslogistik är termen som används för att beskriva den integrerade försörjningskedjan av lagerdrift och transporttjänster.

3PL fakturering process

1. Underteckna ett avtal. Du måste upprätta ett faktureringsavtal med kunden som innehåller alla detaljer, inklusive faktureringsfrekvens, de tjänster som ska tillhandahållas, priser, speciella villkor och betalningsalternativ. För information om dina lagliga rättigheter och skyldigheter, se avsnitt 7 i Uniform Commercial Code. Du kan också slå upp branschstandarder för avtalsvillkor och faktureringsförfaranden från International Warehouse Logistics Association (IWLA).
2. Datainsamling för transaktioner. Efter att ha slutfört tjänsterna som beskrivs i avtalet sammanställer du data om alla åtgärder som vidtagits beträffande den kunden, såsom tid- och arbetsrapporter, arbetsorder, inköpskvitton, orderutföranderapporter, förbrukningsrapporter och så vidare. Mervärdestjänster ingår verkligen om du erbjuder dem.
3. Beräkning. Utifrån faktureringsavtalen bestämmer du vilka tjänster som ska faktureras och hur mycket som ska tas ut. Vissa tjänster, som lagring, kan faktureras månadsvis; andra (som att välja och packa) faktureras ofta per artikel.
4. Skriva och skicka in faktura. Slutligen ger du din kund en faktura med en lista över alla kostnader.

Huvudsakliga 3PL-fakturerings- och faktureringsfrågor

1. Brist på konsumentsynlighet

– Kunder frågar ofta, "Varför fakturerades vi för detta?" eller "Exakt vad är den här räkningen för?" Kunderna måste förstå vad de köper. Du kan inte dekonstruera dina prisangivelser på ett adekvat sätt, tillhandahålla nödvändig information eller ens intyga att statistiken är korrekt om din fakturering sker manuellt eller med föråldrad teknik. Vilken underbar värld det skulle vara om du inte behövde verifiera och förklara varje rad på fakturan!

2. Osammanhängande information

– Många operationer utförs i lager dagligen. Om du inte har en direkt koppling mellan din lagerhantering och faktureringsprocesser för att övervaka och dokumentera varje enskild aktivitet, är det mer sannolikt att du förbiser något. Ofakturerade operationer är naturligtvis sådana som inte upptäcks. Du vill väl inte förlora pengar? Nej, eftersom det innebär förlorade intäkter.

3. Tidsförseningar

– I förhållande till tidigare nummer är försenad fakturering en irriterande men vanlig företeelse. I denna situation krävs precision och inte bara en dygd. Du kan bevisa din pålitlighet och tjäna dina kunders förtroende och samarbete genom att leverera lämpliga räkningar till kunderna vid lämpliga tidpunkter.

4. Mänskliga fel

– Tja, mot bakgrund av alla problem vi beskrev med fakturering borde detta problem vara ganska uppenbart. Sannolikheten för fel är för stor om beräkningar utförs i Excel-kalkylblad eller på papper. Som ett resultat förlorar du antingen pengar om du tar för lågt, eller så är konsumenten missnöjd med de extra utgifterna. Dessutom tar din redovisningspersonal ytterligare tid eftersom dokumentationen behöver korrigeras och skrivas om.

5. Varierande kundavtal

– Eftersom varje konsument är unik måste du ofta tillhandahålla ett skräddarsytt tillvägagångssätt för att vinna dem från dina rivaler. Detta leder till att erbjuda specifika priser, göra unika arrangemang och främja exklusiva rabatter, men det skapar också komplexitet när man tar fram personliga räkningar.

Så här förbättrar du din 3PL-fakturerings- och faktureringshantering:

1. Automatisera dina 3PL-kunders fakturering

Din 3PL-faktureringsadministration kan vara automatiserad för att eliminera mänsklig interaktion ytterligare. Nästa steg är att utveckla regeluppsättningar för att tillåta automatisk 3PL kundfakturering när dina fraktsystem har länkats och dina data har samlats in och standardiserats i din paketspårnings- och BI-plattform (Business Intelligence).

Inte alla 3PL är identiska när det gäller faktureringsadministration och faktureringsprocedurer. Varje företag kommer att ha olika operatörer, prisplaner, kundavtal och rabatter på grund av deras unika affärskrav, vilket ökar komplexiteten i kundfaktureringsprocessen.

Det är därför det är avgörande att ha ett logistiskt analysverktyg som kan hantera ett oändligt antal regeluppsättningar och snabbt analysera miljontals poster.

Genom att integrera sina olika affärssystem kan 3PL:er använda sitt logistiska analysverktyg bättre för att generera kundfakturor och effektivt hantera betalningar genom att automatiskt skjuta tillbaka data till målsystemet.

2. Samla din frakttekniska stack.

Komplett systemintegration genom hela din tekniska stack för paketförsändelser är det första steget för att förbättra 3PL-paketanalys och faktureringsprocesser. För att utnyttja affärskritisk data måste alla system du använder för att leverera paket vara länkade och tillhandahålla data till din paketanalys och BI-plattform.

Använder ett solidt paketanalyssystem som tillhandahåller en enda källa till sanning och tillåter datadrivet beslutsfattande genom att kartlägga datafält och importera fullständig fraktdata regelbundet.

Att samla och standardisera dina data är nästa fas i att integrera den tekniska stacken för paketleveranser. Fält- eller kolumnnamn i data som lagras i TMS-, WMS-, OMS- och operatörssystem stämmer ofta inte överens. Ett kontonamn i en fil kan hänvisas till som ett kundnamn i en annan. Om du inte använder en lösning som kan normalisera data vid import, kommer icke-standardiserade fält över data att orsaka enorma utmaningar med förståelse och analys.

Det är avgörande att välja paketanalys- och business intelligence-plattform som kan acceptera data i olika former och ändra dessa data automatiskt under import.

Traditionella paketanalystekniker behöver ofta ett rigid dataimportformat, vilket lägger ansvaret för att uppdatera dessa data manuellt på en mänsklig resurs. De minsta företagen tycker att detta är ineffektivt och tidskrävande, men för betydande avsändare och 3PL:er skapar mänskliga gränssnitt snabbt flaskhalsar och svårigheter i hela fraktsystemet. För att öka produktiviteten och minska mänskliga kontaktpunkter, se till att du använder en del av avancerad analys som kan ta in data från olika källor och format.

Fördelar med att använda 3PL Billing and Invoicing

En 3PL-leverantör kan användas med flera fördelar. Den mest betydande fördelen är att du genom att lägga ut denna verksamhet på entreprenad kan du koncentrera dig på att utöka ditt företags försäljning, marknadsföring och produktlinje. Du har ytterligare resurser och tid efter outsourcing av 3PL. Här är några andra fördelar:

1. Förbättra kundupplevelsen genom att uppfylla deras förväntningar på regelbundna leveranser nästa dag eller samma dag. Eftersom du har tillgång till 3PL:s omfattande distributionsnätverk kan du ge snabb leverans oavsett vart beställningen skickas.
2. Spara pengar på utgifter. Utan att driva ditt eget utrymme och dina anställda kan det leda till betydande kostnadsbesparingar när det kommer till lagring. Dessutom kan företag som erbjuder effektiv lagerprognoser hjälpa dig att maximera dina lagernivåer och minska kostnaderna för att ha varor till hands.
3. Ramp upp eller ner vid behov. Efterfrågan varierar under året för de flesta företag. Du kan kontrollera toppar och dalar mer effektivt genom att använda en 3PL istället för att göra onödiga kapitalåtaganden.